۱- درخواست فضای نمایشی و سایر خدمات بدون تکمیل فرم ثبت نام در وبسایت یا فرم کتبی، فرم شرایط و مقررات (فرم حاضر) و تسویه حساب بر طبق پیش‌فاکتور معتبر نخواهد بود.
۲- ثبت نام قطعی جهت مشارکت در نمایشگاه با پرداخت 100% (صد درصد) اجاره‌بهای غرفه امکان‌پذیر خواهد بود.
۳- پرداخت مبلغ بدون دریافت پیش‌فاکتور یا بر اساس پیش‌فاکتوری که منقضی شده است، مشمول اختصاص غرفه نخواهد بود و نمایشگاه صرفاً در قبال وجوه واریزی بر اساس پیش‌فاکتور معتبر، منقضی‌نشده یا تمدیدشده توسط ستاد برگزاری، متعهد به اختصاص غرفه می‌باشد.
۴- آخرین مهلت پرداخت مبلغ کامل اجاره‌ی غرفه نهایتاً 30 روز قبل از تاریخ برگزاری نمایشگاه می‌باشد. بدیهی است عدم تسویه حساب در مهلت مذکور، به منزله‌ی انصراف از نمایشگاه می‌باشد و شرکت نمایشگاه هیچگونه تعهدی در قبال بازگشت وجوه پرداخت‌شده ندارد.
5- شرکت‌هایی که وسایل سنگین یا با ارتفاع بیشتر از 240 سانتی‌متر دارند، باید در هنگام ثبت نام در نمایشگاه شرایط را کتباً (از طریق پیامرسان، ایمیل یا فکس) به این شرکت ابلاغ و تأییدیه مربوطه را دریافت نمایند؛ در غیر این صورت، نمایشگاه تعهدی نسبت به ارائه‌ی خدمات مورد نیاز نخواهد داشت.
6- در صورتی که شرکت‌کننده قصد غرفه‌سازی داشته باشد، یک ماه قبل از شروع مدت زمان غرفه‌سازی باید طرح غرفه‌ی خود را به شرکت نمایشگاه ارائه نماید و مجوز آن را دریافت کند. همچنین بابت هر متر مربع غرفه‌سازی، مبلغ دویست هزار ریال جهت ضمانت تخلیه‌ی غرفه‌ی خود به حساب شرکت نمایشگاه خوزستان واریز نماید؛ در صورتی که شرکت‌کننده ظرف ۲۴ ساعت پس از اتمام نمایشگاه اقدام به جمع‌آوری غرفه ننماید، نمایشگاه غرفه را جمع‌آوری و هزینه‌ی آن را از وجه مذکور کسر می‌نماید. همچنین علاوه بر مبلغ فوق، بابت هر متر غرفه‌سازی، مبلغ دویست هزار ریال جهت انشعابات برق و مجوز انجام کار در مجموعه‌ی نمایشگاهی واریز نماید. ارتفاع مجاز غرفه‌سازی سه متر می‌باشد و در صورت غرفه‌سازی با ارتفاع غیر مجاز، جریمه نقدی با تعیین کارشناس نمایشگاه محاسبه و غرفه‌ساز ملزم به پرداخت آن می‌گردد.
7- کلیه‌ی مراحل زمان‌بندی نمایشگاه طبق جدول زمان‌بندی منتشره توسط ستاد برگزاری، انجام خواهد شد و خارج از جدول زمان‌بندی نمایشگاه تعهدی را نسبت به غرفه‌دار نخواهد داشت.
8- در صورت بروز هرگونه خسارت سهوی یا عمدی به کلیه تأسیسات شرکت نمایشگاه در زمان آماده‌سازی و برگزاری نمایشگاه، مبلغ خسارت پس از برآورد زیان وارده توسط واحد تأسیسات شرکت، از غرفه‌دار مطالبه و اخذ خواهد شد.
9- چیدمان اجناس غرفه در خارج از محدوده‌ی غرفه‌ی اختصاص‌یافته ممنوع می‌باشد.
10- سالن‌های نمایشگاه پس از پایان کار غرفه‌سازی و تا قبل از بازگشایی برای بازدید عموم پلمب خواهد شد. در هنگام فک پلمب، حضور غرفه‌داران الزامی است. این روال، برای هر روز از ایام برگزاری نمایشگاه اجرا می‌شود. مسئولین غرفه می‌بایست 30 دقیقه قبل از شروع کار نمایشگاه، پس از اعلام مسئول حراست سالن نمایشگاه، در غرفه‌های خود حضور داشته باشند. در طول ساعات فعالیت نمایشگاه و همچنین در روزهای ورود و خروج (پیش و پس از ایام دایر بودن نمایشگاه برای بازدید عموم) امنیت داخل غرفه و تجهیزات غرفه‌داران به عهده‌ی غرفه‌دار بوده و شرکت نمایشگاه مسئولیتی در قبال امنیت داخل غرفه‌ها و تجهیزات غرفه‌داران در طول مدت زمان‌های فوق بر عهده نخواهد داشت.
11- شرکت‌کنندگان مجاز به تعویض یا واگذاری تمام و یا قسمتی از غرفه‌ی خود به دیگری اعم از اشخاص حقیقی و یا حقوقی نمی‌باشند.
12- شرکت‌کنندگان مجاز به تعطیل نمودن غرفه‌ی خود در طول ساعات اعلام‌شده بازدید عمومی نمی‌باشند.
۱3- ایجاد هرگونه آلودگی صوتی و استفاده‌ی نامتعارف از سیستم‌های صوتی ممنوع می‌باشد.
۱4- در صورت جابجایی زمان و یا لغو برگزاری نمایشگاه، شرکت نمایشگاه هیچ گونه تعهدی در قبال پرداخت خسارات احتمالی مشارکت‌کننده نخواهد داشت.
۱5- مدیر و کارکنان غرفه موظف به رعایت شئونات اسلامی، ضوابط اخلاقی و پوشش مناسب در طول برگزاری نمایشگاه و همچنین رعایت کلیه‌ی مفاد ابلاغیه‌ی شماره‌ی 12/51/1141 مورخه 03/11/1386 اداره‌ی نظارت بر اماکن عمومی نیروی انتظامی خوزستان می‌باشند.
۱6- شرکت نمایشگاه اختیار دارد غرفه‌ی شرکت‌هایی را که مقررات نمایشگاه را رعایت ننمایند، تعطیل نماید. از نمایش هر گونه آگهی تبلیغاتی و همچنین از هرگونه تبلیغات محیطی عم از عکس، پوستر و فیلمبرداری حرفه‌ای، تبلیغات صوتی و نصب بنر و غیره بدون اخذ مجوز از واحد روابط عمومی شرکت نمایشگاه جلوگیری به عمل می‌آید. لذا استفاده از تبلیغات در محیط نمایشگاه بدون مجوز از روابط عمومی شرکت نمایشگاه مجاز نمی‌باشد.
۱7- وجوه واریزی جهت ثبت نام حتی در صورت انصراف غرفه‌دار در هر زمان و به هر دلیل عودت داده نخواهد شد.
18- شرکت نمایشگاه در رد یا قبول درخواست‌ها اختیار تام دارد.
19- نظافت راهروها و فضای عمومی شرکت نمایشگاه بر عهده‌ی برگزارکننده و نظافت داخل غرفه‌ها پس از تحویل غرفه به عهده متقاضی می‌باشد.
۲0- کلیه‌ی مسئولین محترم غرفه‌ها موظفند قبل از افتتاح، نسبت به بیمه نمودن عوامل درون غرفه خود اقدام نمایند و نمایشگاه بین‌المللی استان خوزستان در این رابطه مسئولیتی نخواهد داشت.
21- غرفه‌دار فقط حق نمایش کالا/خدماتی را دارد که در این فرم اعلام نموده باشد.