در صورتی که شرکت‌کننده قصد غرفهسازی داشته باشد، یک ماه قبل از شروع مدت زمان غرفهسازی باید طرح غرفه‌ی خود را به شرکت نمایشگاه ارائه نماید و مجوز آن را دریافت کند. همچنین بابت هر متر مربع غرفهسازی، مبلغ دویست هزار ریال جهت ضمانت تخلیه‌ی غرفه‌ی خود به حساب شرکت نمایشگاه خوزستان واریز نماید؛ در صورتی که شرکت‌کننده ظرف ۲۴ ساعت پس از اتمام نمایشگاه اقدام به جمع‌آوری غرفه ننماید، نمایشگاه غرفه را جمع‌آوری و هزینه‌ی آن را از وجه مذکور کسر می‌نماید. همچنین علاوه بر مبلغ فوق، بابت هر متر غرفهسازی، مبلغ دویست هزار ریال جهت انشعابات برق و مجوز انجام کار در مجموعه‌ی نمایشگاهی واریز نماید. ارتفاع مجاز غرفهسازی سه متر می‌باشد و به در صورت غرفهسازی با ارتفاع غیر مجاز، جریمه نقدی با تعیین کارشناس نمایشگاه محاسبه و غرفه‌ساز ملزم به پرداخت آن می‌گردد.
دستورالعمل اجرایی:
این دستورالعمل ویژه مشارکت‌کنندگانی است که هنگام ثبت‌نام گزینه‌ی غرفهسازی یا کف‌سازی را انتخاب نموده و از غرفه‌ی استاندارد استفاده نمی‌‌نمایند و یا در نظر دارند در داخل غرفه‌ی خود از سازه و یا تزئینات ویژه استفاده نمایند. لازم است این دستورالعمل در تاریخ‌های مقرر، در ساعات اداری جهت اخذ تأییدیه و مجوز ساخت حضوراً به ستاد برگزاری نمایشگاه مراجعه نمایند.
۱- ساعات کار جهت غرفهسازی از ۸ صبح لغایت ۲۲:۳۰ می‌باشد و از یک روز قبل از برگزاری نمایشگاه، درب سالن‌ها پلمب خواهد شد. لذا از مشارکت‌کنندگانی که رأساً غرفهسازی یا تزئین غرفه می‌نمایند، تقاضا می‌گردد با توجه به تاریخ تحویل سالن‌ها و ساعات یادشده برنامه‌ریزی نموده و از قبل تمهیدات لازم را در خصوص برنامه‌ی زمان‌بندی در نظر بگیرند. بدیهی است عدم رعایت برنامه‌ی زمان‌بندی و ایجاد هر گونه خسارت جنبی برای برگزارکننده و شرکت سهامی نمایشگاه‌ها، موجب برداشت کل وجه تضمین حسن انجام کار و جمع‌آوری تجهیزات غرفهسازی نزد برگزارکننده خواهد شد.
۲- برگزارکننده در پذیرش یا رد صلاحیت اجرایی پیمانکاران غرفهسازی مجاز می‌باشد.
۳- برگزارکننده و مدیریت طراحی و غرفه‌آرایی شرکت سهامی نمایشگاه‌ها حق هرگونه تغییر در طرح‌های مشارکت‌کنندگان را دارند و عدول از تغییرات اعمال‌شده در طرح‌ها به برگزارکننده و شرکت سهامی نمایشگاه‌ها حق می‌دهد که نسبت به تخریب ساخت‌وساز به‌منظور انطباق با طرح تأییدشده و مقررات اقدام نموده و هزینه‌های آن را از محل تضمین حسن انجام کار و جمع‌آوری تجهیزات غرفهسازی برداشت نمایند.
مدارک لازم جهت اخذ مجوز غرفهسازی:
۱- معرفینامه کتبی پیمانکار غرفهسازی (غرفه‌ساز) از سوی شرکت «مشارکت‌کننده» با قید نام شرکت پیمانکار غرفهسازی و مهندس پیمانکار غرفهسازی (ذکر تلفن تماس و تلفن همراه مهندس پیمانکار غرفهسازی و مدیر مسئول شرکت پیمانکار غرفهسازی در معرفینامه الزامی است.) لازم است تا پیمانکار غرفهسازی منتخب از لیست تصویب شده پیمانکاران غرفهسازی توسط شرکت سهامی نمایشگاه‌ها باشند.
۲- نقشه‌های اجرایی اندازه‌گیری‌شده در قطع A3 و A4 هرکدام در سه نسخه رنگی (شامل پلان، با مقیاس یک‌صدم، نما، پرسپکتیو و نقشه جزئیات فنی) با قید حداکثر ارتفاع و مواد مصرفی جهت ساخت ارائه شوند. قید شناسنامه طرح شامل: عنوان نمایشگاه، نام شرکت «مشارکت‌کننده»، نام و مشخصات طراح و مؤسسه طراحی، و تاریخ طراحی در نقشه‌ها الزامی است.